Uchwały wspólników spółki z o.o. podejmowane poza zgromadzeniem wspólników

W obrocie gospodarczym utarło się niesłuszne przekonanie, że jakiekolwiek uchwały podejmowane przez wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinny wiązać się z koniecznością przeprowadzenia zgromadzenia wspólników. Nie ulega przy tym wątpliwości, iż takie założenie wiąże się także z pewnym trudem organizacyjnym po stronie zarządu, który to organ – z reguły – obciążony jest obowiązkiem zwoływania zgromadzeń.
Zakres starań przy organizacji zgromadzeń dotyczy m.in. zapewnienia odpowiednich warunków lokalowych, przygotowania zawiadomień do wspólników w formie i treści przewidzianej w art. 238 Kodeksu spółek handlowych (dalej ksh), wskazania istotnych elementów treści uchwał, jeśli miałoby prowadzić do zmiany umowy spółki. Odnosi się to także do zwoływania zgromadzenia w formie elektronicznej.
Pewien trud organizacyjny – choć w mniejszym zakresie - należy także ponieść w sytuacji odbywania zgromadzenia wspólników w trybie art. 240 ksh, tj. gdzie przewidziano, iż zgromadzenie jest zdolne do podejmowania uchwał nawet bez jego formalnego zwołania z uwagi na reprezentowanie całego kapitału zakładowego oraz brak sprzeciwu któregokolwiek ze wspólników co do odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad. Wiąże się to przede wszystkim z zapewnieniem dostępności lokalu (w razie większej liczby wspólników), obraniem  przewodniczącego i protokolanta (o kwestii dopuszczalności łączenia tych funkcji pisaliśmy na blogu w artykule pt. „Łączenie funkcji protokolanta i przewodniczącego zgromadzenia wspólników”  27 marca br.), członków komisji skrutacyjnej, czy wreszcie sporządzeniem wielostronicowego protokołu zgromadzenia.
Ustawodawca, chcąc zminimalizować formalne wymogi dotyczące podejmowania uchwał przez wspólników, w art. 227 § 2 ksh ustanowił pisemny tryb głosowania, tzw. kurendę. Dla uelastycznienia tej instytucji wprowadzono dwie opcje pisemnego głosowania przez wspólników.
Pierwsza polega na wyrażeniu przez wszystkich wspólników na piśmie jednomyślnej zgody na postanowienie, co w praktyce oznacza najczęściej podpisanie projektu uchwały. Znajduje to zastosowanie do sytuacji pełnej zgodności wspólników w zakresie przyjęcia projektowanych uchwał.
Druga, która – jak się wydaje - powinna być stosowana do sytuacji, gdy istnieje ryzyko braku pełnej zgody wspólników, polega na uprzednim jednomyślnym wyrażeniu na piśmie zgody na głosowanie pisemne. Następnie przeprowadza się właściwe pisemne głosowanie nad konkretną uchwałą, która będzie podejmowana według zasad większości określonych w umowie spółki lub odpowiednich przepisach ksh.
Nie ulega wątpliwości, iż tryb pisemny jest zdecydowanie mniej czasochłonny i sformalizowany. Co do zasady będzie on mógł być stosowany do rozstrzygania przez wspólników wszystkich spraw spółki, za wyjątkiem tych wyłączonych  wprost przez ustawodawcę w przepisach ksh. Należy także opowiedzieć się za koncepcją, wedle której w trybie głosowania pisemnego dopuszczalne jest także podejmowanie uchwał zmieniających umowę spółki, które zgodnie z art. 255 § 3 ksh powinny być zaprotokołowane przez notariusza. Przemawia za tym brzmienie art. 104 § 3 ustawy z dnia 14 lutego 1991 roku – Prawo o notariacie, który przewiduje możliwość następczego spisania protokołu „w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne, a w szczególności dotyczące stawiennictwa stron i złożonych przez nie oświadczeń”.
W art. 231 § 4 ksh, poprzez odesłanie do § 2 i 3 tego przepisu, uregulowano przypadki, w których  nie jest dopuszczalne podejmowanie uchwał w trybie głosowania pisemnego. W tych sprawach wymaga się bowiem zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników (rozpatrzenie sprawozdań spółki, udzielenie absolutorium członkom jej organów, podział zysku).
Warto również zaznaczyć, że cześć przedstawicieli doktryny prezentuje stanowisko, które odmawia możliwości podejmowania uchwał wspólników poprzez głosowanie pisemne także w sprawach,
w których przepisy prawa wymagają wyłączenia jawności głosowania (art. 247 ksh), wskazując, że zapewnienie tajności aktu głosowania w tym trybie z uwagi na jego charakter jest niesłychanie utrudnione, a nawet niemożliwe.

Mateusz Kierok
Aplikant radcowski