Praca zdalna w kodeksie pracy - komentarz do projektu zmian

Pandemia COVID-19 spowodowała rewolucję niemal w każdej dziedzinie naszego życia. Nie inaczej jest z prawem pracy, gdzie konieczność nagłego przeorganizowania zasad wykonywania pracy zderzyła się brakiem uregulowań tej materii w przepisach Kodeksu pracy i innych aktów prawnych. Ustawodawca, próbując naprędce uregulować kwestię wykonywania pracy poza miejscem jej stałego świadczenia, wprowadził do tzw. specustawy koronawirusowej, czyli ustawy z dnia 2 marca 2020 roku, o szczególnych rozwiązaniach z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych regulację na podstawie, której pracodawcy zyskali uprawnienie do kierowania pracowników do wykonywania pracy w formie zdalnej jedynie na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy.

Już w momencie uchwalenia specustawy koronawirusowej wiadomym było jednak, że zawarte tam regulacje dotyczące pracy zdalnej mają charakter czasowy i w przyszłości będą musiały być zastąpione bardziej szczegółową regulacją na poziomie kodeksowym. Niemniej jednak taka potrzeba uregulowania zdalnej formy wykonywania pracy istniała już na długo przed wybuchem pandemii COVID-19. Wynika ona głównie ze zmiany stylu pracy i powszechnego wykorzystania elektronicznych środków komunikacji w codziennym wykonywaniu obowiązków przez pracowników. Wobec tego można rzec, że pandemia COVID-19 jedynie przyspieszyła procesy uregulowania pracy zdalnej, która pomimo braku regulacji kodeksowej była wykorzystywana w praktyce od dawna.

Nowelizacja przygotowana przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej zakłada wykreślenie z Kodeksu pracy rozdziału IIb działu drugiego, czyli regulacji dotyczącej telepracy. Analizując jednak treść projektowanych przepisów nie trudno odnieść wrażenia, że to właśnie na przepisach dotyczących telepracy będzie opierać się przyszła regulacja pracy zdalnej. Okoliczność ta jest zrozumiała, bowiem telepraca i praca zdalna opierają się na wykonywaniu obowiązków poza zakładem pracy, najczęściej w miejscu zamieszkania pracownika.

Założenia projektu
Jednym z celów wprowadzenia pracy zdalnej do Kodeksu pracy jest możliwie najszersze uregulowanie tego zagadnienia, w odróżnieniu od przepisów znajdujących się w specustawie koronawirusowej, która siłą rzeczy jedynie fragmentarycznie porządkuje tę kwestię.

Zgodnie z projektowaną regulacją, charakter pracy zdalnej będzie miało wykonywanie pracy całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy lub poza stałym miejscem świadczenia pracy określonym w umowie o pracę lub wskazanym przez pracodawcę, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Zapis ten ma istotne znaczenie z dwóch względów. Po pierwsze wynika z niego, że projektodawca dopuszcza wykonywanie częściowo pracy w formie zdalnej, a częściowo w formie stacjonarnej. Wobec tego możliwym będzie np. że pracownik będzie 4 godziny pracował w stałym miejscu pracy, a pozostałe 4 godziny będzie pracował z domu lub też, że formie zdalnej będzie pracował przez część tygodnia czy miesiąca.

Miejsce pracy
Omawiany projekt nie zawiera konkretnego określenia miejsca wykonywania pracy zdalnej, w szczególności nie musi to być miejsce zamieszkania pracownika. Wobec tego wybór konkretnej lokalizacji należał będzie do pracownika, który może uzgodnić tę kwestię z pracodawcą, mając na względzie konieczność zapewnienia prawidłowego wykonywania obowiązków pracowniczych.
Warto jednak zwrócić uwagę, że w przypadku wykonywania pracy w formie zdalnej na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy, będzie ona mogła być wykonywana w miejscu zamieszkania lub w innym miejscu wskazanym przez pracownika jedynie w przypadku gdy pracownik będzie miał odpowiednie warunki lokalowe i złoży pracodawcy oświadczenie w tym przedmiocie. Zatem to pracownik będzie musiał określić czy posiada odpowiednie warunki do wykonywana takiej pracy, a w przeciwnym wypadku to na pracodawcy będzie ciążył obowiązek zapewnienia odpowiedniego miejsca do wykonywania pracy zdalnej.

Ustalenie wykonywania pracy w formie zdalnej
Zgodnie z obowiązującymi regulacjami pracownik może wykonywać obowiązki w formie zdalnej jedynie na polecenie pracodawcy. Pracownik nie ma w tym zakresie nawet uprawnienia do złożenia wniosku o wyrażenie zgody na taką formę pracy, co niewątpliwie ogranicza pracownikom możliwość korzystania z pracy zdalnej.

Projektowane zapisy przewidują, że skierowanie do wykonywania pracy w formie zdalnej będzie mogło nastąpić na dwa sposoby: na mocy porozumienia zawartego w umowie o pracę lub w trakcie zatrudnienia lub na mocy jednostronnego polecenia pracodawczy.

W przypadku zawarcia porozumienia w trakcie zatrudnienia z inicjatywą zmiany formy pracy na zdalną będzie mógł wystąpić zarówno pracodawca jak i pracownik.

Trzeba jednak wskazać, że projektowane regulacje ograniczają skierowania pracownika do pracy zdalnej na mocy jednostronnego polecenia pracodawcy. Będzie ono mogło być wydane w ściśle określonych przypadkach: w sytuacji wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, stanu epidemii lub ze względu na konieczność zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Co prawda ostatnia z przesłanej ma charakter ocenny, niemniej jednak zmierza do ograniczenia swobody pracodawcy w decydowaniu o zmianie formy pracy na zdalną.

Projekt nowelizacji zawiera także obowiązek uwzględnienia wniosku pracownika o wykonywanie pracy w formie zdalnej, jeżeli pracownik jest rodzicem wychowującym dziecko niepełnosprawne lub wychowującym dziecko do lat 3. Obowiązek ten nie ma jednak charakteru bezwzględnego, bowiem pracodawca będzie mógł nie uwzględnić wniosku w przypadku gdy organizacja pracy lub jej rodzaj nie pozwalają na wykonywanie w formie zdalnej. W takim przypadku odmowa udzielenia zgody będzie musiała zostać uzasadniona przez pracodawcę w formie pisemnej lub elektronicznej.

Zasady wykonywania pracy zdalnej
Większość projektowanych regulacji wzorowana jest na przepisach dotyczących telepracy i tak samo jest w przypadku dotyczącym określenia zasad wykonywania pracy zdalnej. Powinny być zatem one określone w porozumieniu zawartym przez pracodawcę z zakładowymi organizacjami związkowymi. Jeżeli natomiast u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określi zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Istotnym jest, że brak porozumienia ze związkami zawodowymi lub nieustalenie regulaminu nie wyklucza możliwości wykonywania pracy w formie zdalnej. W takim wypadku zasady jej wykonywania zostaną ustalone indywidualnie, w poleceniu pracodawcy lub w porozumieniu z pracownikiem, jeżeli praca zdalna zostaje wprowadzona na wniosek pracownika.

Zwrot kosztów
Problemem podnoszonym często przez pracowników jest zwrot kosztów za korzystanie z własnego sprzętu podczas pracy w formie zdalnej. Zgodnie z projektem nowelizacji, pracodawca jest co do zasady obowiązany zapewnić pracownikowi odpowiednie i bezpieczne narzędzia do wykonywana pracy. Nie jest jednak wykluczone, że strony porozumieją się, co do korzystania ze własnego sprzętu lub materiałów pracownika. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny, uwzględniający stopień zużycia sprzętu czy materiałów, ich ceny rynkowe czy ilość zużytego materiału.

Kontrola pracy zdalnej
Jedynym z najbardziej istotnych elementów pracy zdalnej, tak dla pracowników jak i pracodawców, jest możliwość kontrolowania sposobu oraz warunków wykonywania pracy. Projektowane zapisy dają pracodawcy taką możliwość, z zastrzeżeniem, że w przypadku wykonywania pracy w miejscu zamieszkania, pracodawca będzie miał prawo przeprowadzić kontrolę wyłącznie w godzinach pracy i na podstawie wcześniejszego uzgodnienia z pracownikiem, nie naruszając przy tym zasad prywatności i możliwości korzystania z pomieszczeń przez innych pracowników.

Projektowana nowelizacja Kodeksu pracy z pewnością stanowi dobry krok w stronę uregulowania jednej z najbardziej istotnych obecnie kwestii, jaką jest praca zdalna. Nie trudno odnieść jednak wrażenia, że autorzy projektu w zasadzie „przemianowali” telepracę na pracę zdalną, zachowując przy tym jej główne cechy, które zresztą przyczyniły się do jej niskiej popularności. Jednakże prezentowany projekt zanim zostanie wniesiony do Sejmu, musi przejść konsultacje, m.in. w Radzie Dialogu Społecznego i niewykluczone, że na tym etapie wprowadzone zostaną zmiany w projektowanej regulacji.

Zgodnie z zapowiedziami przedstawicieli Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej omawiana nowelizacja miałaby wejść w życie od 1 stycznia 2021 roku.