Potwierdzanie liczby godzin pracy zleceniobiorców

Przypominamy, że począwszy od dnia 1 stycznia br. strony umowy zlecenia zobowiązane są określić w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

W przypadku gdy strony w umowie nie określą sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Ustawodawca nie narzucił formy, w jakiej ma nastąpić potwierdzanie ilości godzin wykonywania zlecenia, pozostawiając tę kwestię decyzji stron. Weryfikacja godzin może nastąpić zatem dowolnie, (w formie pisemnej dokumentowej, w systemach informatycznych etc.).

W kontekście doboru sposobu, formy potwierdzania liczby godzin istotny jest obowiązek przewidziany w art. 8c znowelizowanej ustawy o minimalnym wynagrodzeniu. Zgodnie z tym przepisem przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, na rzecz której jest wykonywane zlecenie lub są świadczone usługi, przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Zatem na zleceniodawcy ciąży obowiązek przechowywania dokumentów potwierdzających ewidencjonowanie godzin pracy zleceniobiorców. Ustawodawca nie określił jednak co należy rozumieć pod pojęciem dokumentu, zatem należy skorzystać z definicji zawartej w art.  77³ kodeksu cywilnego, zgodnie z którym dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Definicja ta jest bardzo szeroka, gdyż nośnikiem informacji nie są jedynie najczęściej używane nośniki informatyczne i teleinformatyczne jak dyski, pendrive etc,. Nośnikiem może być wszystko, na czym możliwe jest zapisanie informacji i z którego możliwe jest późniejsze odczytanie tej informacji.

W praktyce oznacza to, że dokument może przybrać różną formę, w szczególności nie musi być zapisanym tekstem, ale może przybrać formę dźwiękową czy multimedialną.

Anna Rogowska
Radca prawny