Pełnomocnictwo do odbioru dokumentów a opłata skarbowa

Każdorazowe złożenie dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa lub prokury albo jego odpisu, wypisu lub kopii w sprawach z zakresu administracji publicznej lub w postępowaniu sądowym będzie - co do zasady - aktualizowało obowiązek poniesienia opłaty skarbowej w wysokości 17,00 złotych. Powyższe wynika z art. 1 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006 roku o opłacie skarbowej (dalej jako „Ustawa”).

Zwolniona z opłaty skarbowej będzie zatem sama czynność udzielenia pełnomocnictwa, a także posiłkowanie się pełnomocnictwem przed wszelkimi podmiotami obrotu gospodarczego  i instytucjami, za wyjątkiem wyżej wskazanych. Dopiero bowiem wykorzystanie dokumentu pełnomocnictwa przed organami administracji publicznej lub sądami powszechnymi wymagało będzie uiszczenia opłaty skarbowej. Warto przy tym wskazać, iż wniesienie opłaty skarbowej od przedkładanego dokumentu pełnomocnictwa jest obowiązkiem skarbowym, którego niezrealizowanie nie wpływa na skuteczność pełnomocnictwa i obowiązywanie stosunku cywilnoprawnego powstałego pomiędzy mocodawcą a pełnomocnikiem, w związku z udzieleniem pełnomocnictwa, który regulują przepisy Kodeksu cywilnego.

Niezależnie od powyższego, Ustawa zawiera wiele wyłączeń przedmiotowych (np. w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych, zatrudnienia lub alimentacyjnych) i podmiotowych (np. jednostki samorządu terytorialnego, jednostki budżetowe, osoby zwolnione od ponoszenia kosztów sądowych) zwalniających z obowiązku uiszczenia opłaty skarbowej od przedkładanego dokumentu pełnomocnictwa.

Z uwagi na obszerność katalogu wyłączeń niniejsze opracowanie koncentruje się na przesłance zawartej w części IV kol. 4 pkt 1 załącznika do Ustawy, tj. na udzieleniu pełnomocnictwa do odbioru dokumentów.

W części IV kol. 4 pkt 1 załącznika do Ustawy zawarto szczególne wyłączenie, które jest nieprawidłowo stosowane przez większość organów administracji publicznej. Powołany przepis przewiduje, że ze zwolnienia z opłaty korzysta złożenie dokumentu „stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpisu, wypisu lub kopii, poświadczonego notarialnie lub przez uprawniony organ, upoważniające do odbioru dokumentów”.

Powyższy przepis kreuje dwie przesłanki, które muszą zostać spełnione łącznie dla skorzystania ze wskazanego zwolnienia. Otóż po pierwsze zakres przedmiotowy przedkładanego dokumentu pełnomocnictwa (w oryginale, odpisie, wypisie lub kopii) musi obejmować tylko i wyłącznie odbiór dokumentów.

Druga z przesłanek dotyczy konieczności przedstawienia samego dokumentu pełnomocnictwa. W praktyce wątpliwości budzi jednak określenie, czy dla skorzystania z wyłączenia wymaga się zachowania szczególnej formy dokumentu pełnomocnictwa?

Organy administracji często wymagają, aby dla skorzystania z omawianego zwolnienia, odpowiednią formę zachował nawet oryginał pełnomocnictwa, tj. został poświadczony notarialnie (odpowiednio przez uprawniony organ), odmawiając skuteczności zwykłej formie pisemnej przedkładanego oryginału dokumentu. Takie stanowisko zostało zaprezentowane także przez Podsekretarza Stanu Ministra Finansów w piśmie z dnia 30 października 2013 roku stanowiącym odpowiedź na zapytanie Marszałka Senatu Rzeczypospolitej Polskiej. Należy jednak zauważyć, iż taka interpretacja prowadzi do absurdalnych wniosków.

Często w obrocie prawnym pełnomocnictwa udzielane są w formie aktu notarialnego. Czynność poświadczenia notarialnego (odpowiednio przez uprawniony organ) jest instytucjonalnie odrębna od sporządzenia aktu notarialnego, na co wprost wskazuje art. 79 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 14 lutego 2001 roku Prawo o notariacie, a także oddział 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 roku w sprawie maksymalnych stawek notarialnych.

Przyjmując zaś powyższą logikę organów administracji, dla możliwości skorzystania z wyłączenia określonego w części IV kol. 4 pkt 1 załącznika do Ustawy, również oryginalne pełnomocnictwo udzielone w formie aktu notarialnego wymagałoby dodatkowego, odrębnego poświadczenia przez notariusza lub uprawniony organ.

Nie sposób zgodzić się z tego typu argumentacją. Zgodnie z ugruntowanym orzecznictwem sądów administracyjnych dla skorzystania z omawianego zwolnienia wystarczające jest posiłkowanie się oryginałem pełnomocnictwa w formie pisemnej (zgodnie z art. 99 § 2 Kodeksu cywilnego). Kwestia poświadczeń powinna być odnoszona tylko i wyłącznie do odpisów, wypisów lub kopii pełnomocnictwa. Tylko tego typu stanowisko pozwala zachować racjonalność badanego przepisu, przy jednoczesnej obronie celu tej regulacji. Na powyższe zwrócił uwagę Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 20 listopada 2011 roku (sygn. akt VIII SA/Wa 890/10), wskazując, iż: „spełnienie tylko jednej przesłanki, to jest upoważnienie tylko do odbioru dokumentów, nie pozwala na zastosowanie zwolnienia, o ile nie występuje przesłanka w postaci złożenia dokumentu w oryginale lub w postaci poświadczonej notarialnie lub przez upoważniony organ kopii, odpisu lub wyciągu”.

Podsumowując, złożenie przed organem administracji publicznej lub sądem oryginału dokumentu pełnomocnictwa udzielonego w zwykłej formie pisemnej, które upoważniać będzie tylko do odbioru dokumentów (lub poświadczonej notarialnej kopii takiego dokumentu pełnomocnictwa), na podstawie części IV kol. 4 pkt 1 załącznika do Ustawy nie będzie podlegało opłacie skarbowej.

Mateusz Kierok
Aplikant radcowski