Dane osobowe kandydata do pracy i pracownika

Pracodawca może dysponować o pracowniku tylko takimi informacjami, których zakres został uregulowany przez ustawodawcę. Przepis art. 22¹ § 1 i 2 kodeksu pracy wskazuje, że od osoby ubiegającej się o zatrudnienie oraz od pracownika można wymagać podania danych obejmujących imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia oraz innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Poza powyższymi danymi pracodawca może żądać podania również innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Warto wskazać w tym miejscu, że to na pracodawcy cięży obowiązek zgodnego z prawem zbierania i przetwarzania danych osobowych pracowników. W przypadku uzyskania od pracowników danych, do których dostępu nie legitymuje żaden przepis prawa, pracodawca nie może bronić się tym, że pracownicy dobrowolnie, z własnej inicjatywy przekazali mu określone informacje o sobie.

Warto zwrócić uwagę, że podstawę przetwarzania danych osobowych co do zasady stanowi również zgoda osoby, której dane dotyczą. Zgoda taka musi określać podmiot, któremu jest składana, wskazywać ewentualnych dalszych odbiorców danych, powinna zostać wyrażona w sposób wyraźny, swobodny, określać cel i zakres przetwarzania danych oraz zawierać oświadczenie o prawie dostępu do treści danych oraz możliwości ich poprawy lub usunięcia.

Warto wskazać, że  Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych prezentuje stanowisko, zgodnie z którym pracodawca nie powinien pozyskiwać zgód pracowników na cele wykraczające poza sferę zatrudnienia, ponieważ wyrażona na prośbę pracodawcy zgoda pracownika, na pobranie i przetworzenie jego danych osobowych, narusza prawa pracownika i swobodę wyrażenia przez niego woli. W relacji między pracodawcą a pracownikiem trudno jest bowiem mówić o dobrowolności, gdyż podmioty te łączy stosunek nadrzędności, co zdaniem GIODO może sprzyjać wymuszaniu zgody.

Również przedstawiciele doktryny jak i orzecznictwo stoją na stanowisku, że zgoda pracowników na przetwarzanie danych osobowych nie uzasadnia uzyskiwania przez pracodawcę informacji innych niż określone w kodeksie pracy, a już na pewno informacji nie pozostających w związku z zatrudnieniem. Tytułem przykładu można wskazać na wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 1 grudnia 2009 roku (I OSK 249/09), zgodnie z którym uznanie faktu wyrażenia przez pracownika zgody na przetwarzanie jego danych (art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) za okoliczność legalizującą pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 22¹ Kodeksu pracy stanowiłoby naruszenie tego przepisu Kodeksu pracy”.

Zatem, wszelkie pozostałe informacje (dane osobowe niewymienione w powołanym art. 22¹ § 1 i 2 Kodeksu pracy), które dotyczą pracownika pozostają objęte sferą jego prywatności, której pracodawca nie może naruszać bez podstawy prawnej. Jeżeli faktycznie uzyskanie przez pracodawcę innych informacji konieczne jest z uwagi na wykonywania praw lub obowiązków związanych ze stosunkiem pracy wówczas bezwzględnie wymagana jest zgoda pracownika. Powyższe może dotyczyć na przykład sytuacji, w  których pracownik wyraża wolę korzystania z dodatkowych świadczeń (nie wskazanych w przepisach prawa pracy), które oferuje swoim pracownikom pracodawca.

Anna Rogowska
Radca prawny