Zmiana sposobu prowadzenia oraz okresu przechowywania akt osobowych pracownika.

Od 1 stycznia 2019 roku zacznie obowiązywać ustawa z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U.2018.357 z dnia 2018.02.13).

Powyższa ustawa daje pracodawcy możliwość prowadzenia akt osobowych pracownika w jednej z dwóch równorzędnych form – papierowej (wyłącznie stosowanej dotychczas) lub elektronicznej. Pracodawca będzie mógł również zdigitalizować dotychczas prowadzoną w formie papierowej dokumentację pracowniczą, jak również powrócić z formy elektronicznej do formy papierowej. Obowiązkiem pracodawcy będzie poinformowanie pracowników o zmianie postaci dokumentacji, a także o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej.  Możliwość odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej dotyczy również byłych pracowników, a w razie śmierci pracownika lub byłego pracownika również członków ich rodzin wymienionych w art. 94⁹ § 3 Kodeksu Pracy. W razie nieodebrania przez pracownika lub byłego pracownika akt w poprzedniej postaci w ciągu 30 dni od daty zawiadomienia go o takiej możliwości pracodawca będzie mógł zniszczyć akta.

Ustawa zmienia również okresy w jakich pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą, inną niż listy płac, karty wynagrodzeń albo inne  dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Obowiązujący dotychczas 50-cio letni okres przechowywania dokumentacji zostanie skrócony do lat 10, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. W związku z tym, że pracownik ma prawo odebrać dokumentację w ciągu miesiąca po upływie 10 lat, w praktyce, pracodawca musi przechowywać dokumentację przez 10 lat i jeden miesiąc. Po tym czasie, w razie nieodebrania dokumentacji przez pracownika, pracodawca niszczy dokumentację w ciągu 12 miesięcy od upływu terminu na odebranie dokumentacji przez pracownika.

Ustawa wprowadza dwa wyjątki od 10-cio letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, które dotyczą sytuacji, w których dokumentacja pracownicza jest dowodem w postępowaniu sądowym albo może stanowić taki dowód. Pierwszy z nich to sytuacja, gdy pracodawca jest stroną takiego postępowania i wówczas okres przechowywania dokumentacji przedłużony zostaje do zakończenia postępowania, nie krócej jednak niż o 12 miesięcy. Drugi wyjątek zachodzi wtedy, gdy pracodawca powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania i w tym wypadku okres przechowywania dokumentacji przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia pracownika o możliwości odebrania dokumentacji w ciągu 30 dni.  

Ustawa wprowadza również regulację w zakresie możliwości prowadzenia tych samych akt osobowych dla pracownika, który zostanie ponownie zatrudniany przez tego samego pracodawcę, o ile nie upłynęło jeszcze 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego w którym zakończył się stosunek pracy. Obecnie Kodeks Pracy nie reguluje tej kwestii, co powodowało rozbieżne praktyki w tym zakresie.

Na pracodawcę nałożone zostaną nowe obowiązki informacyjne, a mianowicie będzie on musiał poinformować pracownika, przy wydaniu świadectwa pracy, o okresie przechowywania jego dokumentacji, możliwości jej odebrania oraz o tym, że w razie nieodebrania dokumentacji zostanie ona zniszczona.

Odmienne niż opisane powyżej regulacje obowiązują w zakresie przechowywania list płac, kart wynagrodzeń oraz innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. W zakresie przechowywania tych dokumentów również zostaną wprowadzone zmiany od stycznia 2019 roku.  Zgodnie z nowym brzmieniem art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 roku o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych ww. dokumenty należy przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia pracy, z dwoma wyjątkami. Po pierwsze, 50-cio letni okres przechowywania dokumentacji nie będzie miał zastosowania do osób zgłoszonych do ubezpieczenia po 31 grudnia 2018 roku. Po drugie, pracodawca będzie mógł złożyć raport informacyjny do ZUS w rozumieniu art. 4 pkt 6a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, który również jest nową instytucją wprowadzoną opisywaną ustawą. W obu przypadkach okres przechowywania dokumentacji zostanie skrócony z 50-ci do 10-ciu lat. Regulacja ta dotyczy zarówno osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, jak zleceniobiorców i osób wykonujących pracę na podstawie umowy agencyjnej.

Agnieszka Orzeł